La messagerie de l’Education nationale est un service déployé et massifié en 2001 dans chacune des académies ; depuis, le monde a connu quelques changements et il a donc fallu s’adapter. L’arrivée de la nouvelle messagerie fait partie du programme ETNA, de modernisation de l’environnement de travail numérique des agents.
C’est avec Laurent Le Prieur, sous-directeur au bureau du Socle Numérique à la DNE, que nous détaillons les nombreux avantages de ce nouveau service beaucoup plus « collaboratif ».
« Depuis 2021, la sous-direction Socle Numérique, de la Direction du Numérique pour l’Education, porte un vaste programme surnommé ETNA (Environnement Numérique de Travail de l’Agent) qui vise à réinterroger le quotidien du numérique et notamment les thématiques suivantes : les services et outils de communication et de collaboration, la gestion des postes de travail, des smartphones ou des tablettes, les équipements collectifs notamment dans les salles de réunion comme les équipements de visioconférences, le déploiement d’un service de WIFI universel (Eduroam), ou encore la rénovation de la gestion des identités, etc », explique Laurent Le Prieur.
Ce vaste chantier englobe par exemple la mise à disposition de la solution visio-agents basée sur le logiciel libre BigBlueButton (voir notre article à ce sujet), mais aussi le stockage de documents avec la solution « Nuage », le partage de vidéos avec Peertube, etc.
La nouvelle messagerie collaborative arrive donc dans ce contexte d’évolution et est l’un des piliers du programme ETNA.
Pourquoi une nouvelle messagerie ? Enjeux et défis
Laurent Le Prieur nous explique les trois enjeux dans la construction et la rénovation de cette nouvelle messagerie :
« S’assurer que la nouvelle solution apporte une adéquation aux usages, un niveau de fonctionnalités et de service aux standards admis dans l’internet et que propose les GAFAM notamment ; Veiller au rehaussement du niveau de sécurité du nouveau service en comparaison de l’existant, on se doit d’apporter le meilleur dans ce domaine, car la messagerie reste le premier vecteur d’attaque pour mettre à mal une organisation ; Intensifier les efforts sur la mise en place d’un accompagnement à la transition et à l’appropriation du nouveau service par les agents afin qu’ils puissent appréhender et s’emparer du nouveau service ».
Il ajoute qu’il est aujourd’hui nécessaire d’apporter une solution qui est en prise avec des nouvelles organisations que sont les régions académiques, par exemple.
« Dans les huit régions concernées, la messagerie et les solutions d’agenda ont été déployés à l’échelle de l’académie et de fait, la dimension régionale pour la coordination des acteurs n’est pas possible avec l’ancienne solution », explique-t-il.
Depuis la rentrée scolaire de 2022, les équipes de la DNE, les équipes nationales et des experts issus des académies sont à l’œuvre pour développer cette nouvelle solution et rénover les 1,8 millions de boîtes mails, dont les 1,2 millions boîtes mails des agents de l’Éducation nationale. Ce nouveau projet concerne, de fait, la moitié des agents de la fonction publique de l’Etat.
Actuellement, ce sont 200 millions de mails échangés par mois, et au regard du nombre d’utilisateurs, ce projet est le plus important projet de messagerie collaborative européen pour une organisation (hors utilisation des services des GAFAM )! C’est une messagerie souveraine, hébergée et totalement opérée par des agents de l’Education nationale.
Renforcement de la qualité de services de la messagerie
20 Go de stockage seront désormais proposés à chaque agent.
« A titre de comparaison, l’offre gratuite de Google, c’est 15 Go », précise Laurent Le Prieur.
« Clairement, cela a pu, par le passé, brider les agents dans les usages et il y a beaucoup d’enseignants qui se sont détournés de la messagerie académique car il n’y avait pas suffisamment de stockage », fait-il remarquer.
« Cette messagerie sera consolidée à maille nationale autour d’une seule plateforme et donc le bénéfice est que tous les agents seront dans un seul annuaire avec leurs agendas qui pourront être synchronisés », ajoute-t-il. On tend donc vers une meilleure fluidité des échanges et le mot « collaboratif » prend donc tout son sens.
Quand l’agent va vouloir organiser une réunion, il pourra, d’un clic, insérer un lien de participation en visio-conférence sans faire d’autres efforts.
La question de l’adresse « à vie » est également posée dans le cahier des charges, « afin d’améliorer la fluidité des parcours professionnels des agents ». Dans tous les cas, même si cette question n’a pas encore été statuée, ce qui est certain, c’est que les agents garderont tout l’historique de leurs données de messagerie, « même dans le cas où l’agent exerce une mobilité au sein de l’Education nationale et que son adresse de messagerie change », précise Laurent Le Prieur.
« Le fait d’apporter une solution nationale, c’est aussi facilitant pour les agents dans l’appropriation de cette solution ; ils n’ont pas un univers à se réapproprier au gré d’une mobilité, ce qui est le cas actuellement », ajoute-t-il.
Des académies pilotes avant la généralisation du projet
La région académique PACA (Aix-Marseille et Nice)et les deux académies de Nantes et de Poitiers participent à la phase pilote et représentent plus de 200 000 comptes de messagerie.
La messagerie est actuellement en cours de déploiement vers les agents des quatre DSI (Direction des Systèmes d’Information) des académies pilotes concernées, « puis chaque académie va organiser le lotissement du déploiement de la nouvelle solution vers les différentes communautés d’utilisateurs », précise-t-il.
Les quatre académies pilotes sont totalement mobilisées pour adresser le sujet de l’accompagnement des agents ou la chaine d’assistance. Des documents, des vidéos permettant l’appropriation du service sont déjà disponibles . A noter également la réalisation d’un parcours Magistère, par exemple.
« L’idée est que les académies suivantes n’aient pas à récréer un kit d’accompagnement ou de communication, celui-ci étant créé et amélioré pendant la phase pilote en collaboration avec les académies concernées », explique Laurent Le Prieur.
L’utilisation de la nouvelle solution de messagerie est envisagée à compter des mois de mai-juin pour les premiers utilisateurs de ces 4 académies pilotes avec une attribution par lot d’agents selon leur spécialité ; le déploiement se poursuivra jusqu’à l’automne avant d’entreprendre avec toutes les autres académies un déploiement généralisé pour tous les agents fin 2024 et sur l’année 2025.
